Digitale Moderation von Firmen-Events

1. Februar 2020 - Bei Tagungen oder Workshops kommen oft noch klassische Moderationsmedien wie das Flipchart zum Einsatz. Dabei könnten Veranstaltungen mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik dynamischer, effektiver und interaktiver gestaltet werden.

Je vernetzter die Strukturen in Unternehmen und je komplexer die von ihnen entworfenen Problemlösungen sind, umso grösser ist ihr Bedarf an bereichs- oder gar unternehmensübergreifender Abstimmung und Kooperation. Entsprechend viele Workshops und Meetings finden heute in den Unternehmen statt; zudem Kick-offs und Tagungen, an denen oft Hunderte oder Tausende von Personen teilnehmen.
Bei diesen Events stehen die Unternehmen oft vor der Frage, wie die Teilnehmer eingebunden werden können, damit alle aktiv an der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung mitwirken können und der Prozess handhabbar bleibt.


Die Mitarbeiter smart in den Prozess einbinden

Wenn sehr viele Mitarbeiter an der Meinungsbildung und/oder Entscheidungsfindung mitwirken sollen, dann stossen klassische Moderationsmethoden – mit Pinnwand und Flipchart – an ihre Grenzen. Denn es erfordert zu viel Zeit, bis alle Teilnehmer ihre Meinungen oder Einschätzungen abgegeben haben. Die Teilnehmer beeinflussen sich bei Befragungen ausserdem wechselseitig, sodass kein objektives Stimmungsbild entsteht. Und es vergeht zu viel Zeit, bis alle Voten oder Beiträge ausgewertet sind, so dass mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann. Und nicht zuletzt ist das Dokumentieren der gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse sehr zeitaufwändig, weil die auf zahlreichen Papierbogen notierten Informationen zunächst am PC erfasst werden müssen, bevor sie zum Beispiel als Protokoll oder Handout an die Teilnehmer oder Auftraggeber gesandt werden können.

Hinzu kommt: Mit den klassischen Moderationsmethoden lassen sich nur die Voten oder Beiträge der im Raum anwesenden Personen erfassen. Mit ihnen können Personengruppen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, nicht in den Prozess integriert werden. Dies ist in grösseren Unternehmen, die meist mehrere Niederlassungen haben, jedoch oft nötig. Dies gilt speziell dann, wenn es zum Erreichen der übergeordneten Ziele zum Beispiel wichtig ist, dass alle Mitarbeiter sich mit der beschlossenen Strategie oder Problemlösung identifizieren und aktiv an deren Realisierung mitwirken.


Events effektiver und interaktiver gestalten

Deshalb dachten in den zurückliegenden Jahren viele Unternehmen darüber nach, wie grössere Veranstaltungen dynamischer und effektiver und bei Bedarf so gestaltet werden können, dass die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten versammeln. Sie kamen zur Erkenntnis: Mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik (IuK-Technik) können wir unsere Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.

So lassen sich, wenn genügend digitale Helfer wie Smartphones, Tablets oder Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, Veranstaltungsdesigns auch für grosse Gruppen schmieden. Veranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen können, sie regelmässig nach ihrer Einschätzung gefragt werden und in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen an Problemlösungen arbeiten. Denn mit der modernen IuK-Technik können die Meinungen und Lösungsvorschläge der Teilnehmer schnell erfasst, ausgewertet und visualisiert werden, sodass die relevanten Einzelbeiträge und die verdichteten Ergebnisse weiterbearbeitet werden können.

Entsprechend viele Unternehmen und Verbände führen inzwischen mit der sogenannten digitalen Moderation die unterschiedlichsten Formen von Veranstaltungen durch – von Workshops über Tagungen bis hin zu Grossveranstaltungen wie Betriebsversammlungen und Konferenzen.


Die benötigte technische Infrastruktur

Bei der digitalen Moderation werden vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heisst: Eine Voraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die technische Infrastruktur vorhanden ist – also entweder firmenintern existiert oder von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.

Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist ein Meeting-Cockpit. Diese Software lässt sich mit Powerpoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit enthält mehr Funktionen, da mit ihm keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehrweg-Kommunikation ermöglicht werden soll. Denn bei den mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Grossveranstaltungen erfolgen oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten, deren Auswertungen dann – sozusagen per Knopfdruck – grafisch aufbereitet angezeigt werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die Vorlagen erstellt. Ausserdem gibt es bei Grossveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen und deren Ergebnisse sollen anschliessend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentier- und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld die Vorlagen erstellt.

Für die Durchführung der Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur vonnöten, die sich als Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Grösse und Art der Veranstaltung variieren kann:

- mindestens einem Digital-Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen gespeichert sind,

- mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern,

- mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird und

- einer Vielzahl von Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.


Die digitale Moderation hat sich bewährt

Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen – von Workshops bis hin zu Grossveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern, die sich oft an verschiedenen Orten, ja sogar in verschiedenen Ländern versammelt haben.

Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund der Schnelligkeit, mit der mit Hilfe der genutzten Technik Informationen gesammelt, bewertet und ausgewertet sowie visualisiert werden können, der erweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die Technik bietet, sowie der Kostenvorteile, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit ergeben.

So werden zum Beispiel viele Grossveranstaltungen, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen Orten leben und arbeiten, überhaupt erst durch das Nutzen der Technik möglich, da ansonsten die Kosten (Reise, Unterbringung und Verpflegung) zu hoch wären. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich nicht vertretbar.

Ähnlich verhält es sich bei Grossveranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer an einem Ort versammelt sind. Auch bei ihnen ist, da die Ergebnisse der Befragungen oder Gruppenarbeiten sozusagen auf Knopfdruck vorliegen – und zwar in einer gut lesbaren und grafisch ansprechenden Form –, die Zeitersparnis gross. Zudem haben die Veranstaltungen eine höhere Dynamik. So ist es beispielsweise möglich, dass die Teilnehmer, die unterschiedliche Lösungsansätze für ein Problem präferieren, spontan parallele Arbeitsgruppen bilden, die diese Ansätze ausarbeiten, um die Ergebnisse anschliessend im Plenum zu präsentieren. Ebenso ist es möglich, dass, wenn mehrere Lösungsansätze an unterschiedlichen Tischen auf verschiedenen Clients präsentiert werden, die Teilnehmer im Raum herumwandern, diese mit Kollegen diskutieren, um sie dann zu bewerten, bevor die Voten komprimiert im Plenum präsentiert werden.


Mitarbeiter begrüssen Arbeit mit modernen Medien

Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen die digitale Moderation zum Durchführen von Veranstaltungen – auch weil sie erkannt haben: Die Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen und vielen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, wertgeschätzt und gehört. Sie haben zudem registriert, dass gerade ihre jungen, Technik-affinen Mitarbeiter, wenn in Workshops oder Tagungen mit Pinnwänden und Flipcharts gearbeitet wird, sich zunehmend fragen: «Warum nutzen wir hier diese ‹Steinzeit-Medien›? Im Arbeitsalltag nutzen wir für die Meinungsbildung und Entscheidungsfindung doch auch die moderne IuK-Technik. Warum also nicht hier?»
Entsprechend abwartend-reserviert ist ihre Haltung. Das mindert die Effizienz der Veranstaltungen. Und bei Veranstaltungen, deren Ziel es ist, die Mitarbeiter in Meinungs- und Entscheidungsprozesse einzubinden, um sie als Mitstreiter zu gewinnen, schwächt dies auch das Commitment. Auch deshalb setzen immer mehr Unternehmen bei ihren Veranstaltungen auf die digitale Moderation.


Die Autorin

Sabine Machwürth ist Mitglied der Geschäftsleitung und Senior Consultant bei der Unternehmensberatung Machwürth Team International (MTI Consultancy), Visselhövede (D), für die weltweit 450 Berater, Trainer und Projektmanager tätig sind.

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