Mit MPS und DMS in die Zukunft

von Luca Cannellotto

6. Juli 2019 - Die Berufsfachschule BBB in Baden setzt sich schon seit über einem Jahrzehnt mit Digitalisierung und Dokumentenmanagement ­auseinander und konnte dadurch über die Jahre sowohl die Kosten senken als auch viele Prozesse optimieren.

Berufsbildung Baden oder kurz BBB ist eine öffentlich-rechtliche Berufsfachschule. Sie bildet rund 2100 Lernende in technisch-industriellen Berufen, in Autoberufen sowie als Informatiker und Mediamatiker aus. Darüber hinaus werden auch Fachleute im Bereich Gastronomie, Coiffeusen und ab 2020 auch Kosmetikerinnen ausgebildet. Trägerin der Schule ist die Stadt Baden und finanziert wird die BBB vom Bund, vom Kanton Aargau und von den Wohngemeinden der Lernenden. Hanspeter Vogt ist Mitglied der Schulleitung, verantwortlich für die Informatik der Schule und einer der Initianten der umfassenden Digitalisierung, welche die BBB seit beinahe zwei Jahrzehnten beschäftigt. Dass diese heute so weit fortgeschritten ist, verdankt die Schule auch ihrer Autonomie, wie Vogt erklärt: "Im Gegensatz zu vielen Berufsfachschulen in anderen Kantonen sind wir nicht kantonalisiert, sprich wir unterstehen nicht dem Kanton, sondern der Stadt Baden. Somit geniessen wir eine gewisse Autonomie und sind in der Ausgestaltung unserer Strukturen weitgehend frei. Das heisst, dass wir beispielsweise selbst entscheiden können, wie wir unsere Informatik aufstellen wollen. Nicht zuletzt auch deshalb sind wir im Bereich der Digitalisierung des Unterrichtes eine der fortschrittlichsten Schulen der Schweiz. Und eine wichtige Rolle spielt dabei unser Input- und Output-­Management sowie unsere Dokumentenverwaltung."


Alles begann mit den Druckern

Das aktuell bei Berufsbildung Baden eingesetzte System geht zurück auf das Jahr 2002. Wie Hanspeter Vogt umreisst, habe man damals fünf Standorte gehabt, die auf dem Stadtgebiet von Baden verstreut lagen. Dazu war für 2006 ein Neubau an der Bruggerstrasse geplant. "An all diesen Standorten waren etliche Druckermodelle verschiedener Hersteller im Einsatz, denn jeder Standort konnte nach Gutdünken Geräte bestellen. Das führte dazu, dass wir ein übergrosses Lager mit Verbrauchsmaterial unterhalten mussten, um alle Drucker in Betrieb halten zu können. Darüber hinaus hatten wir damit zu kämpfen, dass Lernende und Lehrpersonen Dokumente oftmals an falschen Druckern ausdruckten, wodurch auch der Papierverschleiss stetig stieg. Die Druckkosten explodierten", erinnert sich Vogt. Zusätzlichen Aufwand verursachten laut dem Leiter der Informatik letztlich auch die vielen unterschiedlichen Treiber, die für die Drucker benötigt wurden. Zum einen, weil man alle aktuell halten musste, aber auch, weil immer wieder Support-Anfragen von Lernenden und Lehrpersonen kamen, welche die Treiber für einen bestimmten Drucker nicht auf ihrem Rechner installiert hatten und deshalb nicht drucken konnten.

Für Vogt war die Situation unhaltbar geworden: "Ein Kollege, der damals die zentralen Dienste der Schule leitete, und ich entschlossen uns schliesslich, eine Lösung zu suchen. So kam es, dass wir auf die Firma Canon zugingen mit der Frage, welche Möglichkeiten es gebe, um unsere Probleme zu lösen. Die Kundenbetreuerin schlug uns vor, pro Standort einen Multifunktionsdrucker zu installieren. Gleichzeitig haben wir die bestehenden Drucker auslaufen lassen und nicht mehr ersetzt. So legten wir den Grundstein für das Dokumentenmanagementsystem, wie es heute noch besteht." Man habe zunächst zu viele Multifunktionsgeräte installiert, jedoch sei es eine bewusste Entscheidung gewesen, da man sicherstellen wollte, dass die Lernenden und Lehrpersonen zufrieden sind, wie Vogt erklärt. "Als es darum ging, die erste Generation der Geräte abzulösen, haben wir deren Zahl reduziert. Heute sind wir bei der dritten Generation angelangt und haben abermals einen Teil der Geräte abgebaut, auch weil wir den Papierverbrauch mittlerweile gut im Griff haben", freut sich Vogt. Dies sei auch auf die Möglichkeit zurückzuführen, an den Geräten grosse Mengen von Dokumenten scannen zu können. Man müsse die Dokumente nicht mehr einzeln auf das Vorlagenglas legen, sondern könne einen ganzen Stapel aufs Mal scannen und die daraus generierten elektronischen Dokumente beispielsweise direkt an eine E-Mail-Adresse versenden. Auf diese Weise werde das Schulmaterial sukzessive digitalisiert, wie Hanspeter Vogt ergänzt.

Allein die Umstellung der Druckumgebung hat die Informatik der BBB stark entlastet. Wie Vogt vorrechnet, seien dank der Lösung von Canon nicht nur die Druckkosten gesunken, sondern auch der Aufwand für den Betrieb der Drucker. Auch benötige man heute nur noch einen einzigen Treiber für alle Geräte, der bequem über das Netzwerk aktualisiert werden könne. Weitere Vorteile der Vernetzung der Multifunktionsdrucker seien Features wie Security Printing und ­Follow-­me Printing, die von den Nutzern verlangen, sich mit ihrem Badge am Gerät anzumelden, um Dokumente zu drucken. Somit werde verhindert, dass Dokumente am falschen Gerät ausgegeben werden und unter Umständen in falsche Hände geraten. "Für uns ebenfalls sehr wichtig sind die Auswertungsmöglichkeiten. So können wir genau sehen, an welchen Geräten wieviel gedruckt, gescannt oder kopiert wird. Diese Daten sind für uns von unschätzbarem Wert, weil sie uns helfen, die Infrastruktur weiter zu optimieren", so Vogt.


Dokumente zentral verwalten

Auf die Neuausrichtung der Druck-­Landschaft folgte die Entscheidung, alle Lern- und Unterrichtsmaterialien in Form von sogenannten Unterrichtsobjekten elektronisch abzulegen und zu verwalten. Bereits 2007 wurde hierfür der Einsatz der Open-Source-Lernplattform Moodle beschlossen, mit der man zuvor schon fünf Jahre Erfahrung gesammelt hatte. In diesem Bereich konnte die BBB aufgrund der spezifischen Bedürfnisse des Schulbetriebs nicht auf eine Lösung von Canon aufbauen. "Wir haben Moodle mit einem Repository-System verknüpft, damit Änderungen an den Dokumenten direkt in der Lernplattform abgebildet werden. Dieser nächste Schritt hin zu einem umfassenden digitalen Dokumenten-­Management hatte einen Kulturwandel innerhalb der Schule zur Folge. Fixe Arbeitsplätze wurden weitgehend abgeschafft und Lernende und Lehrpersonen mussten sich daran gewöhnen, zum Drucken, Kopieren oder Scannen den Weg an einen der wenigen noch verbliebenen Multifunktionsgeräte zu gehen. Dies hat unter anderem dazu geführt, dass heute bewusster gedruckt wird", ist Vogt sicher.

Wie der IT-Leiter der Schule weiter ausführt, wurde dieser Wandel nötig, weil davor rund 42 GB Daten oder 333’827 Dateien in 16’875 Ordnern abgelegt waren. Die Suche nach relevanten Inhalten war praktisch unmöglich geworden. "Im neuen System mit den Unterrichtsobjekten sind alle Materialien nach Themen strukturiert abgelegt und innerhalb kürzester Zeit auffindbar. Ausserdem haben sowohl die Lernenden als auch die Lehrpersonen auf alle Dokumente Zugriff, denn Transparenz ist uns sehr wichtig", beteuert Vogt. Vom papierlosen Betrieb sei man aber noch weit entfernt. Nicht zuletzt, weil beispielsweise gewisse Prüfungen aufgrund der Rekurssicherheit auf Papier gedruckt werden müssen.


Die Schule im Kulturwandel

"Dennoch hat sich viel bei uns verändert. So haben wir nur noch 14 Multifunktionsdrucker für die gesamte Schule im Einsatz. Das entlastet zunächst die IT, auch weil Canon sofort sieht, wenn der Toner zur Neige geht, und diesen automatisch nachliefert, oder einen Schaden an einem Gerät oft schon erkennt, bevor dieser auftritt, und einen Techniker vorbeischickt. Aber auch für die Lernenden und die Lehrpersonen ist drucken und scannen einfacher geworden, denn sie müssen nicht jedes Mal den richtigen Drucker anwählen, sondern können die Dokumente mit ihrem Badge an einem beliebigen Gerät ausgeben lassen. Ausserdem sind dank dem Dokumenten-Management-System alle Dateien digital abgelegt und über das Learning-Management-System Moodle rasch auffindbar", fasst Vogt zusammen.

Die Veränderungen in der Infrastruktur zogen auch einen Wandel in der Zusammenarbeit der Lehrpersonen nach sich. Weil die Multifunktions-Devices in den Lehrerräumen stehen, werden letztere viel öfter und effizienter genutzt. "Die unmittelbaren und mittelbaren Vorteile des neuen Systems liegen klar auf der Hand. Heute würde niemand an der BBB, weder die Schulleitung noch die Lehrpersonen oder die Verwaltungsangestellten, zurück zum alten System gehen wollen. Mit einem Laptop kann man sich mit einer der vielen vorhandenen Docking Stations verbinden und hat sofort Zugriff auf sämtliche Materialien."

Hanspeter Vogt ist vom eingeschlagenen Weg mit den MFP überzeugt: "Dank unserem Dokumentenmanagement sind wir als Schule bestens für die Zukunft gerüstet. Der Trend geht klar hin zu mehr selbstorganisiertem Lernen und immer weniger Präsenzunterricht. Um als Schule attraktiv zu bleiben, müssen wir deshalb die nötige Flexibilität bieten, indem wir beispielsweise vermehrt Onlinemodule zur Verfügung stellen. Die Aufgabe einer Schule wird zunehmend sein, relevante Lerninhalte zu sammeln, zu kuratieren und in digitaler Form verfügbar zu machen. Die Lehrpersonen werden dabei zu Coaches, welche die Lernenden dabei unterstützen, sich im Dschungel der Lernmaterialien zurechtzufinden."

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