Alles Klara im Büro

von Urs Binder

8. Juni 2019 - Der Schweizer Software-Anbieter Klara verspricht mit seinem gleichnamigen SaaS-Produkt eine kostenlose Business-Lösung für kleinere KMU. Kann Klara das Versprechen halten? Und was bieten die abonnierbaren Zusatzoptionen? "Swiss IT Magazine" hat das Angebot getestet.

Das Versprechen ist verlockend: "Die Nutzung von Klara ist kostenlos", heisst es auf der Website. Und weiter: "Klara macht dein Büro einfach". Worum geht es? Klara ist eine einfache cloud­basierte Administrationslösung, die der Anbieter für kleine Firmen von 1 bis rund 30 Mitarbeitende positioniert. Als ERP bezeichnet er das Produkt indes nicht: Es handle sich um einen prozess­orientierten digitalen Assistenten, der alle administrativen Aufgaben eines Unternehmens übernehme.

Der Anwender soll ohne detailliertes Administrations-Know-how möglichst vieles selbst erledigen können und wird dabei durch schrittweise Workflows und zahlreiche Lern- und Hilfe-Elemente unter­stützt. So erscheint etwa bei komplexeren Abläufen eine kleine Vorschau zu einem Lernvideo, und ein Link zur Supportdatenbank mit Suchfunktion ist auf jeder Seite direkt integriert.

Klara veranstaltet darüber hinaus regelmässig dreiviertelstündige Webinare zu Themen wie Buchhaltung, Lohn oder den Einsatz des Produkts durch Treuhänder. Die Webinare werden aufgezeichnet und sind auf einem Youtube-Kanal weiter zugänglich. Ein eigentliches Handbuch gibt es zwar nicht, aber mit der vorhandenen Online-Schulung und dem kostenlosen Produktsupport dürfte jeder Unternehmer mit der Lösung klarkommen. Übrigens: Klara spricht die Nutzer konsequent per Du an. Wer sich daran stört, dürfte mit der Lösung nicht glücklich werden.


Das kostet es wirklich

Die Grundfunktionen von Klara sind tatsächlich völlig gratis. Das Angebot umfasst die Module Lohnbuchhaltung (Swissdec-­zertifiziert), Finanzbuchhaltung, Kunden- und Partnerverwaltung, Auftragsverwaltung sowie eine einfache Website in Form einer Online-Visitenkarte, die unter der Domain klara-vcard.ch gehostet wird.

Als optionale Ergänzung gibt es kostenpflichtige Add-ons, bei Klara Widgets genannt: Das Kassensystem Klara POS ist Tablet-basiert. Mit dem so genannten Online Cockpit werden Firmeneinträge in Onlineverzeichnissen wie Google Mybusiness, Yelp oder Tomtom sowie in der hauseigenen Klara Regioapp automatisch synchron à jour gehalten. Klara Booking erlaubt Kunden, online Termine zu reservieren. Dazu kommen verschiedene Dienstleistungen wie der Online-Marketing-Service: Gegen eine Monatsgebühr veröffentlicht Klara News- und Eventmeldungen auf der Online-Visitenkarte auf Basis von gelieferten Stichworten und Bildern. Und wer seine Daten nicht selbst eingeben will oder keine Zeit dafür hat, nutzt einen Onboarding-Service. Gegen eine meist von der Firmengrösse abhängige Gebühr übernimmt das Klara­-Team die Einrichtung der Firma, der Mitarbeiter oder der Artikel.

In der Grundausstattung können Klein-KMU aller Branchen die elementare Firmenverwaltung zu den geringstmöglichen Kosten abwickeln. Es fällt nur der Arbeitsaufwand an. Mit den zusätzlichen Widgets eignet sich die Lösung auch für Retail-Geschäfte, Gastronomie und Dienstleister mit Laufkundengeschäft. Weitergehende Funktionalität wie etwa Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung oder Lagerverwaltung bietet Klara hingegen nicht, weder in der Gratisversion noch als Widgets.

Was auch fehlt: Eine Schnittstelle zum Export der Buchhaltungsdaten. Ein Treuhänder kann sich also diese Daten nicht direkt in seine Systeme übernehmen. Die Lösung ist aber mehrbenutzer- und mandantenfähig. Unter einem Klara-­Account können beliebig viele Firmen geführt werden, sodass ein Treuhänder auf seinem eigenen Konto verschiedene Firmen verwalten kann. Die Firmenkunden des Treuhänders können dann als externe Benutzer geführt werden und so die Tagesaktivitäten der Verwaltung selbst übernehmen. Oder ein KMU erfasst den Treuhänder als externen Benutzer und erlaubt ihm Zugriff auf die Buchhaltung.


So fängt man an

Als Erstes werden im Menüpunkt "Firma" die Basisangaben zum Unternehmen erfasst. Neben Rechtsform, Firmensprache, Adresse und weiteren Kontak­tangaben müssen zwingend diverse administrative Stammdaten eingegeben werden, darunter die Angaben zu den Sozial- und Unfallversicherungen, Wochenstunden, Bankverbindungen und zur Mehrwertsteuer. Ohne diese Grund­angaben zur Firma kann man später keine Mitarbeitenden erfassen. Klara unterstützt den Nutzer dabei allerdings durch eine äusserst nützliche Funktion: Ist die Firma im zentralen Firmenindex des Bundes (Zefix) registriert, holt sich die Lösung Angaben wie die UID-Nummer, die Rechtsform und die Adresse anhand des Firmennamens automatisch aus der Datenbank des Bundes.

Bei der Arbeit merkt man rasch, dass Klara nicht extrem schnell reagiert. Beim erstmaligen Erfassen einer Firma ist dies verständlich, weil eine ganze Datenbankstruktur neu angelegt wird. Doch auch beim Speichern weiterer Eingaben oder beim Wechsel zwischen den Menüpunkten betragen die Antwortzeiten auch bei einer schnellen Internetverbindung teils mehrere Sekunden. Dies trifft auf alle Module zu. Klara ist ganz offensichtlich nicht für die Massenerfassung zahlreicher Offertposten, Artikel, Kunden und Lieferanten konzipiert.

Sind die Firmenangaben komplett, können die Mitarbeitenden samt persönlichen Informationen, Sozialversicherungsnummer und Vertragsangaben inklusive Lohn erfasst werden. Die Adresse bezieht Klara auf Wunsch aus dem öffentlichen Telefonbuch. Wie bei den Firmendaten führt die Software den Nutzer dabei durch einen mehrstufigen Workflow und präsentiert zum Schluss eine Übersicht mit Aufgaben, die noch zu erledigen sind – etwa die nachträgliche Erfassung der Bankverbindung des Mitarbeitenden.


Kunden und Partner

Die CRM-Funktionalität von Klara besteht im Wesentlichen aus einer erweiterten Adressverwaltung für Kunden und weitere Geschäftspartner. Grundsätzlich sehen alle Einträge gleich aus. Die Unterscheidung zwischen Kunden, Lieferanten und beliebigen weiteren Partnerbeziehungen erfolgt einzig durch Tags, die man im Feld "Kategorien" eingibt. Diese Kategorien können danach in verschiedenen Ansichten als Filterkriterium verwendet werden.

Zu jedem Eintrag lassen sich Notizen, optional mit Erinnerungsdatum, sowie beliebig viele Kontakte mit Adressangaben, Social-Media-Accounts und frei definierbaren Zusatzfeldern und Kategorien erfassen. Im Abschnitt "Unterlagen" können zudem Dokumente (Word, PDF etc.) angehängt werden.

In der Detailansicht präsentiert Klara im Stil eines Dashboards alle wichtigen Angaben zu einem Kunden oder Partner auf einen Blick: Offene und überfällige Rechnungen und Zahlungen, offerierte Beträge, Adresse mit Kartendarstellung, Kontakte, mit dem Eintrag verbundene Buchhaltungsposten sowie die zugehörigen Notizen und Unterlagen.

Generell fällt in allen Modulen die sehr grosszügige Darstellung auf. Nichts wirkt gedrängt, die Übersicht fällt durch genügend Weissraum und klare Gliederung leicht, das Design ist schlicht. Dafür braucht Klara allerdings sehr viel Platz auf dem Bildschirm, und Scrolling ist an der Tagesordnung. Auch bei unserem 27-Zoll-Bildschirm passten die meisten Eingabemasken in der Länge nicht auf den Screen.

Die Lösung ist zwar responsive, aber unter einer Gesamtbreite von 1024 Pixel streikt Klara im Desktop-Browser bei ausgeklapptem Menü, und auf einem Smartphone ist die Bedienung fast unmöglich. Stattdessen offeriert der Hersteller die kostenlose Myklara-App für iOS und Android, die Buchhaltung und CRM unterstützt.


Aufträge, Rechnungen und Artikel

Die Auftragsverwaltung macht einen recht vollständigen Eindruck. Die Software führt schrittweise durch den gesamten Lebenszyklus eines Kundenauftrags von der Offerte über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung – also wie es sich gehört. Einzelne Schritte wie der Lieferschein können natürlich auch übersprungen werden. Und je nach Usanz kann man auch von Anfang an gleich eine Rechnung erstellen.

Die Basis für alle Offerten und Rechnungen ist der Artikelstamm. Pro Artikel führt Klara neben der Artikelnummer und einem optionalen Bild den Namen des Artikels und eine Beschreibung in bis zu vier Sprachen. Zusätzlich lässt sich ein Barcode eintragen, der mit dem optionalen Kassensystem zusammenspielt. Neben Kategorien analog zum CRM können Filterbegriffe erfasst werden, die auf dem Kassen-Tablet angezeigt werden. Die Artikelverwaltung ist somit für den Retail-Einsatz geeignet – aber wie schon erwähnt bietet Klara keine Lagerverwaltung mit Lagerbestand und automatischer Abbuchung beim Verkauf eines Artikels.

Wichtig ist die Angabe des Produkttyps: Hier unterscheidet die Lösung zwischen Dienstleistung, Produktion und Handel. Und es gibt den Produkttyp Geschenkkarte: Beim Verkauf eines so kategorisierten Artikels wird die Mehrwertsteuer ordnungsgemäss erst dann verrechnet, wenn der Kunde mit der Geschenkkarte etwas kauft und nicht bereits beim Verkauf der Geschenkkarte selbst. Dies sei bei anderen Kassenlösungen nicht üblich, betonte Klara-Berater Thomas Banz im Vorgespräch zum Test.

Nicht verzichten sollte man zudem auf die Angabe eines Tags zu jedem Artikel. Mit Tags lässt sich nämlich die Buchhaltung über den integrierten Kontenplan hinaus wunschgemäss strukturieren: Artikel mit dem gleichen Tag, dem gleichen Mehrwertsteuerfall und dem gleichen Mehrwertsteuersatz werden beim Buchen zusammengefasst, und Buchungen lassen sich mit Tags filtern und finden.


Buchhaltung mit Belegerkennung

Die Besonderheit an der Finanzbuchhaltung von Klara sind automatische Buchungen. Per Scanner oder Myklara-App eingelesene oder als PDF empfangene Rechnungen und andere Belege bucht die KI-gestützte Belegerkennung fast vollautomatisch. Die Software extrahiert aus einer per Drag&Drop eingegebenen PDF-Rechnung mit erstaunlicher Präzision alle nötigen Angaben von der Lieferantenadresse über den Betrag bis zur Referenznummer.

Auch die Wahl des richtigen Buchhaltungskontos ist keine Hexerei: Klara fragt danach, worum es bei dem Beleg gehe und schlägt das passende Konto vor. Gibt man etwa "Internet" ein, wird der Beleg unter "Übriger Betriebsaufwand" verbucht. Jeder Buchung muss zur Strukturierung der Buchhaltung ein Tag hinzugefügt werden. Bei den Rechnungen des Internet-Providers kann so zum Beispiel zwischen Internet-Anschluss, Domains, Hosting und Telefonie unterschieden werden.

Nach diesen Tags lassen sich die Konten­details filtern und ein spezifisches PDF mit allen Buchungen zu einer bestimmten Kombination von Tags generieren. Mit den Tags wird die Buchhaltung übersichtlicher. Im Kontenblatt erscheinen alle Buchungen samt den eingegebenen Tags. Dies ist auch nötig, denn der Kontenplan ist fix vorgegeben und kann nicht geändert werden. Er entspricht laut dem Hersteller den Minimalanforderungen an einen KMU-Kontenplan.

Eine Direktverbindung zum E-Banking bietet Klara im Moment leider erst für Kunden der Valiant Bank an. Weitere Einbindungen sollen aber folgen. Über ein Widget können Credit-Suisse-Kunden zudem mit ein paar Klicks einen Kreditantrag stellen. Klara stellt die nötigen Angaben zusammen und übermittelt sie an die Bank.


Kleine Schwächen

Sowohl in der Auftragsverwaltung als auch in der Buchhaltung zeigt sich, dass die Benutzeroberfläche von Klara nicht immer völlig intuitiv zu bedienen, nicht immer konsistent und an gewissen Stellen nicht ganz ausgereift ist. So funktionierte im Test die Erfassung mehrerer Posten einer Offerte nicht über den dafür vorgesehenen Button "Neue Position hinzufügen" – beim Klick auf dieses Element passierte schlicht gar nichts. Stattdessen musste der zuerst erfasste Posten kopiert und die Details danach manuell angepasst werden.

Etwas ungewohnt war zudem, dass bei der Offerterfassung für Funktionen wie Position kopieren, gruppieren oder Zwischentotal erstellen eine Toolbar am linken Rand des Browserfensters eingeblendet wird und eventuell den Scrollbalken überdeckt. Ein derartiges Bedienelement kommt sonst nirgends vor. Und ab und zu erscheint eine Fehlermeldung, vor allem wenn man zu schnell einen anderen Menüpunkt anklickt, bevor Klara die ­vorangehende Verarbeitung ­abgeschlossen hat.

Eine Importfunktion gibt es bisher nur für Mitarbeiter, Kunden und Partner. Es ist noch nicht möglich, aber geplant, dass auch Artikeldaten importiert werden können. Auch direkte Schnittstellen zu anderer Business-Software sucht man vergeblich. Einzig die Kunden- und Partner­daten können exportiert werden.


Pfiffiges Kassensystem

Das Kassensystem Klara POS arbeitet mit einem Tablet und basiert auf der Kunden- und Artikelverwaltung von Klara. Es synchronisiert alle Umsätze am Point-of-Sale automatisch mit der Buchhaltung. Das System unterstützt mehrere Filialen und mehrere Kassen pro Filiale und erlaubt, unterschiedliche Rollen und Berechtigungen für die Mitarbeitenden zu vergeben. Ein Dashboard informiert auf dem Tablet über die aktuell relevanten Verkaufszahlen. Statistische Auswertungen geben in Echtzeit Auskunft, zum Beispiel über die meistverkauften Produkte, die Umsätze der einzelnen Filialen und Mitarbeitenden oder die durchschnittliche Kaufsumme pro Kunde.

Das POS-System eignet sich dank dem mobilen Tablet und durchdachter Oberfläche gut für den direkten Kunden­kontakt. Auf dem Bildschirm erscheint wahlweise eine Übersicht über die Pro­dukt­kategorien – entsprechend der Kategorien im Artikelstamm – oder eine Artikelübersicht mit Bildern und Preisangaben. Die anzeigten Artikel werden über eine Suchfunktion oder mit Hilfe der Filter am oberen Rand des Tablet-Screens selektiert. Dabei handelt es sich um die ersten fünf Begriffe, die in der Artikel­datenbank als Filter eingegeben wurden.

Das Kassensystem ist einerseits direkt in Klara integriert, aber auch als Stand­alone-Lösung zum Einsatz mit anderer Business-Software erhältlich. Beim Verkauf nimmt es alle gängigen Schweizer Zahlungsmittel entgegen und kommuniziert direkt mit den meisten Zahlungsterminals der bekannten Payment-Provider.

Das Kassensystem ist zu monatlichen Kosten ab 49 Franken erhältlich, das Set­up erledigt Klara auf Wunsch zum Stundenhonorar von 120 Franken. Damit man sofort loslegen kann, hat der Anbieter ausserdem ein Hardware-Paket mit Android-Tablet, Belegdrucker, Kassenschublade und Tablet-Ständer zusammengestellt. Dieses kann für 965 Franken gekauft oder für 86 Franken pro Monat gemietet werden.


Termine online buchen

Unter der Bezeichnung Klara Booking ist seit Anfang 2019 ausserdem auch ein Online-Terminplaner erhältlich, mit dem Kunden rund um die Uhr übers Web Termine buchen können. Das Buchungs-Widget lässt sich in die Online­-Visitenkarte von Klara integrieren, aber auch unabhängig davon auf beliebigen Webseiten einsetzen. Der Dienst ist ab 39 Franken pro Monat zu haben.

Klara Booking ist technisch ein eigenes System und nicht in die Grundlösung integriert. Das äussert sich beispielsweise darin, dass das Booking-System eine separate Kundendatenbank führt und die Kundendaten nicht mit Klara synchronisiert. Positiv anzumerken ist die Möglichkeit, für wiederkehrende Kunden ein Kundenkonto einzurichten und automatische Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS zu senden. Der Terminplaner synchronisiert sich zudem direkt mit den Kalendern der Mitarbeitenden (Google Calendar, iCal etc.). So ist gewährleistet, dass Mitarbeiter nicht doppelt gebucht werden.

Buchungen lassen sich derweil nicht nur für einzelne Kundentermine, sondern auch für Events sowie für Ressourcen wie Fahrzeuge oder Sitzungszimmer einrichten. Bei der Eventbuchung bietet Klara Booking darüber hinaus Funktionen wie die maximale Teilnehmerzahl, eine Statistik der Zu- und Absagen und einen Share­-Button zum Teilen des Events auf Social Media.

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