Vereine verwalten leicht gemacht

von Matthias Wintsch

4. Mai 2019 - Die Schweiz ist ein Land der Vereine und gleichzeitig für gute Organisation und pingelige Planung bekannt. Daher ist es wenig verwunderlich, dass es gleich zwei Schweizer Web-Vereins­verwaltungs-Tools gibt, die verglichen werden wollen.

Als wir in der Redaktion merkten, dass es mit Webling und Hitobito zwei verschiedene SaaS-Vereinsverwaltungs-Lösungen aus dem Browser gibt, die beide in der Schweiz entwickelt werden, war klar: Ein Vergleichstest soll zeigen, wer unter den Schweizer Web-Vereinsverwaltungs-Tools die Nase vorne hat. Was während der Recherche bereits rasch vermutet wurde, hat sich im Test bestätigt: Die beiden Plattformen sind bezüglich Features schwer vergleichbar, da die Produkte unterschiedliche Bedürfnisse und Zielgruppen ansprechen und in unterschiedlichen Geschäftsmodellen angeboten werden, aber mehr dazu später. Anstelle eines direkten Feature-Vergleiches werden wir also evaluieren, wo der Fokus der beiden Produkte liegt, wie sie funktionieren und für welches man sich als Verein in der Schweiz letztlich entscheiden sollte.


Geschäftsmodell und Entwicklung

Webling wurde von einer vierköpfigen Gruppe Pfadfindern als Lernstück vor mehr als zehn Jahren für eine lokale Pfadi-Niederlassung ins Leben gerufen und wächst seitdem unter dem Dach von Usystems stetig weiter. Hitobito wurde dagegen vor rund sieben Jahren von Puzzle ITC in einem gemeinsamen Projekt mit der Jungwacht Blauring entwickelt und als Open-Source-Projekt konzipiert. Die Ansprüche unterschieden sich von Anfang an: Während Webling anfangs für eine Pfadi-Einheit mit etwa 2500 Mitgliedern geschaffen wurde, hatte Hitobito mit der gesamten Jungwacht Blauring und mehreren Zehntausend Mitgliedern von Beginn an einen anderen Scope.

Wie bereits erwähnt, verfolgen die beiden Lösungen unterschiedliche Philosophien, was das Geschäftsmodell angeht: Webling wird von einem kleinen Team laufend weiterentwickelt und in einem klassischen Subscription-Modell zu verschiedenen Fixpreisen angeboten. Die Lösung möchte ein universelles Verwaltungs-Tool für alle Grössen und Arten von Vereinen sein, ein Generalist in seinem Metier, sozusagen. Hitobito auf der anderen Seite ist grundsätzlich ein Open-Source-Projekt von Puzzle ITC, das auch von der Community weiterentwickelt und bei entsprechenden Needs vom Entwickler auf Kundebedürfnisse zugeschnitten wird. Es wuchs und wächst also durch spezielle Anforderungen von Kunden und Usern. Beide Produkte stützen sich bei der Weiterentwicklung übrigens stark auf Community-Feedback. So können bei Webling in einem Input-­Forum Ideen eingebracht und über bestehende Ideen abgestimmt werden, der Entwickler priorisiert anhand der User-­Stimmen die Entwicklungs-Pläne. Bei Hitobito werden im Forum neue Features offen diskutiert, der Hersteller setzt konkrete Inputs in der Regel um, wenn ein Kunde diese bestellt. Das Ergebnis fliesst, falls möglich, zurück in den Open-Source-Core der Lösung. Während Webling also mit Abo-Beiträgen finanziert wird, speist sich Hitobito aus einem Pool der beteiligten Organisationen, die Zukunft sieht der Hersteller in Crowdfundings oder über ein Bounty-System für Weiterentwicklungen.


Abo-Modelle und Setup

Webling ist beeindruckend schnell und einfach eingerichtet. Mit einem Account bestehend aus E-Mail, gewünschter Ve­reins-URL und Passwort setzt man seine Webling-Plattform mit wenigen Klicks auf. Alle kostenpflichtigen Modelle können bis zu 30 Tage lang getestet werden und bieten in der grössten Version Platz für bis zu 20’000 Mitglieder. Preislich liegen die Modelle dabei zwischen 9.90 Franken pro Monat (bis 100 Mitglieder) und 665 Franken (bis 20’000 Mitglieder). Für Accounts mit mehr Mitgliedern muss der Entwickler kontaktiert werden. Ein kostenfreies Modell mit einem stark eingeschränktem Feature-Katalog steht ebenfalls zur Verfügung und kann jederzeit upgraded werden.

Hitobito auf der anderen Seite ist etwas schwerer einzurichten. Für einen Account wird der Hersteller kontaktiert, der einen Account erstellt, der Prozess geht jedoch recht rasch vonstatten. Auch hier kann die Cloud-Version der Lösung für 30 Tage kostenlos getestet werden. Was im ersten Moment vielleicht etwas mühseliger klingt, hat aber auch klare Vorteile: Durch die Tatsache, dass Hitobito (was auf Japanisch übrigens so viel wie "jedermann" heisst) ein Open-Source-­Projekt ist, kann sich jeder technische versierte Anwender den Code auf Github herunterladen, selbst auf eigenen Servern eine Instanz aufsetzen und diese eigens verwalten und nach seinen Vorstellungen weiterentwickeln. Als Preis für die Open-Source-Lösung gibt der Hersteller auf der Website augenzwinkernd "Blood, Sweat & Tears" an – für den Support etwa muss der Zugang zum Forum genügen. Für 90 Franken pro Monat kann auch eine Cloud-Version bezogen werden, die mit Iso- und Finma-zertifiziertem Cloud-Hosting und E-Mail-Support daherkommt und bis zu 5000 Mitglieder unterstützt. Seine volle Stärke spielt Hitobito aber in der dritten Ausführung "Custom" aus, bei welcher gezielte Feinabstimmungen auf die Organisation vorgenommen werden und weitere Supportleistungen sowie Zugang zu Community-­Meetings gewährt werden. Der Preis wird hierbei nach Aufwand berechnet. Die Mitgliederzahlen können dabei beliebig in die Höhe gehen – der derzeit grösste Hitobito-Kunde verwaltet rund 67’000 Mitglieder auf seiner Instanz.

Somit zeigt sich – die beiden Lösungen haben nur eine bedingte Schnittmenge. Webling eignet sich eher als einfach zugängliche Komplettlösung für sehr kleine bis mittlere Organisationen, während Hitobito mit gezieltem Customizing und Open-Source-Version eher für grosse Organisationen mit schwer abzubildenden Strukturen oder für Tech-affine Open-Source-Liebhaber konzipiert ist.


Funktionen und Anwendung

Dieser Unterschied spiegelt sich auch im Feature-Katalog der beiden Lösungen wider. Webling versucht, eine lückenlose Vereinsverwaltung anzubieten, dank der eine Organisation im Prinzip keine weiteren Lösungen einsetzen muss. Neben der einfachen Mitgliederverwaltung (Free-Version) mit nützlichen Features wie dem Bulk-Import von Kontakten oder konfigurierbaren Gruppen, etwa für Teams eines Sportclubs oder dem Vorstand, gibt es bei den kostenpflichtigen Abos eine Reihe von weiteren Funk­tionen, welche die Suite komplettieren. Da wären etwa eine Dokumentablage, eine Materialverwaltung sowie ein Berechtigungskonzept für verschiedene Accounts, um die Zugriffe auf genannte Bereiche zu regeln. Weiter bietet Webling eine ziemlich ausführliche Buchhaltung an, die neben einem anfängerfreundlichen, einfachen Kostenrahmen auch eine Buchhaltung nach Schweizer KMU-Kontenrahmen ermöglicht. Auch eine Anbindung an das Vereinskonto für automatische Buchungen ist möglich. Komplettiert wird die Lösung schliesslich durch Webspace, eine API-Schnittstelle, sowie Post-, E-Mail- und SMS-Kommunika­tionsfeatures.

Punkto Bedienung ist Webling das, was es sein soll: Die Oberfläche ist benutzerfreundlich, mehr oder weniger selbsterklärend und es gibt neben dem E-Mail-Support eine ausführliche Dokumentation zur Selbsthilfe. Die meisten Benutzer mit überschaubaren Aufwänden für ihren Verein können damit durchaus ohne externe Hilfe eine Webling-Instanz pflegen. Über neue Features wird, wie erwähnt, im Webling-Forum abgestimmt, diese werden von Usystems in der Folge entsprechend umgesetzt. Das Webling-Portal lässt sich übrigens auch angenehm im Browser bedienen, hier muss man, wenn man die übersichtliche Mobile-Version nutzen will, aber auf die Buchhaltung und detaillierte Admin-Einstellungen verzichten.

Hitobito geht in Sachen Features einen anderen Weg. Da die Lösung für grosse Organisationen entwickelt wurde, punktet sie auch in diesem Bereich besonders: Die meisten Hitobito-Anwender haben zehntausende Mitglieder, oftmals sind diese in vielen Unterorganisationen weiter verstreut. Dies stellt die Dachorganisationen vor eine schwer zu lösende Aufgabe, nämlich die exakte und übersichtliche Abbildung einer komplizierten Vereinsstruktur und die interne Kommunikation. Hitbito bietet eine Reihe von Features, welche Abhilfe schaffen: Dank einem ausgefeilten Rollen- und Berechtigungskonzept können über alle Ebenen hinweg detaillierte Zugriffe gesetzt werden, weiter verfeinert wird der Mitglieder-Pool über Tags und Kontaktrelevanz. Alle Mitglieder der Organisation erhalten somit zugewiesene Rollen und Berechtigungen, welche Sichtbarkeit und Zugriffe optimal regeln können. Für die Kommunikation stehen eine Mailing-Funktion mit Mailchimp-Anbindung und eine Funktion für den seriellen Etikettendruck bereit. Exklusiv in Hitobito verfügbar ist ausserdem die detaillierte Verwaltung von Events, Kursen und den damit verbundenen Diplomen für die Absolventen der Lehrgänge.

Hitobito bietet zwar eine Funktion für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen an, was aber fehlt, ist eine Buchhaltungsfunktion. Zu dieser muss angemerkt werden, dass eine Organisation mit mehreren zehntausend Mitgliedern in der Regel auch eine deutlich kompliziertere Buchhaltung führt als kleinere Vereine. Diese Organisationen setzen tendenziell professionelle, umfänglichere Buchhaltungs-Software ein, die auch losgelöst von der Mitgliederverwaltung funktioniert, das Feature scheint, zumindest für die entsprechende Zielgruppe, daher nicht zwingend notwendig zu sein.

Die Bedienung der Hitobito-Cloud-­Instanz, die im Test verfügbar war, lässt sich mit Webling vergleichen: Die Plattform ist benutzerfreundlich, ansehnlich gestaltet und in vielen Fällen selbsterklärend. Und auch für die eher komplexen Tasks wie die Konfiguration von Berechtigungen und Rollen gibt es eine ausführliche Hilfe-Seite sowie, je nach Abo-Modell, Support vom Hersteller. Auch bei Hitobito gibt es eine Mobile-optimierte Version, die zwar den vollen Funktionsumfang abbildet, im Gegenzug dafür ein wenig von der Übersicht der Webling-­Mobile-Plattform einbüsst.


Fazit

Die Frage, welche Lösung ausgesucht werden sollte, kann bei diesem Vergleich ziemlich eindeutig beantworten werden. Für kleine und mittlere Vereine, die nach einer Rundum-Sorgenfrei-Lösung suchen und keine weiteren Systeme betreuen wollen, schlägt das Pendel klar auf Seite Webling aus. Die Lösung ist ein rundes Gesamtpaket mit allen Features, die für die Verwaltung eines regulären Vereines nötig sind. Hitobito hingegen ist klarer auf eine bestimmte Art von Vereinen und Benutzern zugeschnitten. Organisationen, die mit speziellen Strukturen und deren Abbildung auf einer digitalen Plattform kämpfen, sollten sich Hitobito zuwenden. Da das damit verbundene Customizing aber Aufwand und somit Kosten bedeuten kann, beschränkt sich diese Option wohl auf grössere Organisationen, die Whitelabeling, Customizing oder gar neue Features benötigen. Einen weiteren Case liefert Hitobito natürlich mit der kostenlosen Open-Source-Version, für die ein engagierter Engineer im Vorstand jedoch fast unverzichtbar ist. Damit dürfte die Entscheidung für einen Kunden vergleichsweise einfach sein, ein Schnuppern und Testen auf den kosten­losen Probe-Accounts lohnt sich aber bei beiden Plattformen auf jeden Fall.

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