CIO-Interview: "Knappe Mittel zwingen uns, schlank zu bleiben"

von Marcel Wüthrich

30. März 2019 - Thomas Sutter stellt als CIO der Universität Zürich IT-Infrastruktur für über 26’000 Studenten und rund 9000 Forschende und Mitarbeiter bereit – und das mit knappsten Mitteln. Trotzdem oder gerade deshalb empfindet er den Job als enorm reizvoll.

"Swiss IT Magazine": Sie sind heute CIO an der Universität, an der Sie selbst studiert haben. Hätten Sie sich diese Position als Student je erträumen lassen, oder wussten Sie gar schon damals, dass Sie diesen Job eines Tages haben möchten?
Thomas Sutter: (lacht...) Weder noch. Ich hatte als Student keine Überlegungen zu meiner Laufbahn angestellt. In dem Moment aber, als ich vom CIO-Job an der Universität Zürich erfahren habe, wusste ich, dass ich diese Stelle will. Sie war und ist genau die Herausforderung in dem Umfeld, die ich gesucht habe.

Wo liegt in Ihren Augen die grundsätzliche Hauptfunktion einer Uni-IT?
Es gibt mehrere Funktionen. Grundsätzlich sind wir ein Dienstleister, machen die Informatik also nicht für uns selbst. Wir bedienen und unterscheiden aber unterschiedliche Nutzerkreise. Ein erster solcher Kreis sind die Studierenden mit ihren Erwartungen an die IT, die sehr hoch sind. Dies zu Recht, wie ich finde, denn sie müssen ihr Studium möglichst gut unterstützt von der IT absolvieren können. Ein zweiter, wichtiger Nutzerkreis, der aber komplett anders funktioniert als derjenige der Studierenden, sind die Forschenden – eine sehr heterogene Gruppe. Wir zählen an der Uni Zürich 150 Institute – von Sozialwissenschaften über Naturwissenschaften und Medizin bis hin zu Informatik. Entsprechend unterschiedlich sind die Anforderungen. Neben diesen beiden Nutzerkreisen gibt es die klassische Informatik, die gängige Aufgaben wie die Unterstützung von Administration, Buchhaltung oder HR übernimmt und sich um die grundlegende Infrastruktur, die Datenzentren oder das Netzwerk kümmert – traditionelle IT-Aufgaben also.

Sind die unterschiedlichen Nutzerkreise, die Sie angesprochen haben, gleichzeitig auch die grosse Herausforderung für die Uni-IT?
Die Herausforderung ergibt sich aus den sehr hohen Ansprüchen der Studierenden und der Forschenden. Die Studierenden sind Digital Natives, die den Anspruch haben, dass alles nahtlos zusammenspielt, überall und jederzeit verfügbar und dabei nutzerfreundlich und integriert ist. Wie bereits gesagt, bin ich der Meinung, diese Ansprüche sind gerechtfertigt, dass darf man von einer Universität erwarten. Die Forschenden wiederum stellen sehr hohe Ansprüche an die Infrastruktur – insbesondere was Datenverarbeitung angeht, deren Bedeutung und Menge in allen Bereichen steigt. Doch auch hier: Es ist richtig, hohe Ansprüche an uns als IT-Dienstleister und an die Infrastruktur zu haben, denn immerhin gehört die Uni Zürich zu den Top-Universitäten weltweit. Eine weitere Herausforderung im Zusammenhang mit den verschiedenen Anspruchsgruppen ist noch, dass eine Uni mit den verschiedenen Fakultäten stark dezentral funktioniert und dass in den Instituten ein hoher Freiheitsdrang herrscht – etwas, das auch im Gesetz verankert ist. Dies hat aber zur Folge, dass es nur relativ wenige durchgehende, einheitliche Prozesse gibt.

Zwischen den einzelnen Unis herrscht eine gewisse Rivalität, und Sie haben es selbst gesagt, die Uni Zürich will zu den Top-Unis gehören. Inwieweit kann sich die Uni über die IT profilieren?
Sich als IT profilieren zu wollen, wäre der falsche Weg. Wir müssen versuchen, die Studierenden und die Forschung bestmöglich zu unterstützen, aber das Ziel darf nicht sein, als IT im Vordergrund zu stehen. Was stimmt ist, dass Informatik und vor allem auch das Datenmanagement zunehmend wesentliche Faktoren bezüglich der Qualität einer Uni sind. Das lässt sich in Benchmarks, in denen die IT-Ausgaben ins Verhältnis mit dem weltweiten Universitäts-Ranking gestellt werden, nachweisen. Wer mehr Mittel für Informatik aufwendet, liegt tendenziell weiter vorne.

Ich möchte nochmals auf die hohen Ansprüche Ihrer Nutzer zu sprechen kommen. Sind diese auch höher als beispielsweise in einer Bank, wo Sie vorher tätig waren?
Was die Forschenden und die Studierenden angeht, ist das so, beispielsweise was die Erwartungen an die Nutzerfreundlichkeit angeht oder die Gerätevielfalt. Bring your own Device mussten wir an der Uni nicht einführen, das wird von Studierenden und Mitarbeitenden erwartet. Standard­arbeitsplätze gibt es relativ wenige, unsere Lösungen müssen darum webfähig sein und auf allen Plattformen funktionieren.

Welche Herausforderungen bringt BYOD sonst noch mit, und welche Trends sehen Sie bei den Geräten der Studenten?
Mobilität ist ein Muss, und Studierende bringen häufig je drei Geräte in die Vorlesungen, was bei bis zu 600 Studierende in einer Vorlesung natürlich das WLAN-Netz fordert. Um den Supportaufwand möglichst gering zu halten, muss unser Anspruch an unsere Lösungen sein, dass sie möglichst einfach und selbsterklärend sind und dadurch ohne Support auskommen. Zu Ihrer Frage nach Trends: Geräteseitig ist Apple weit verbreitet, die Mobilität habe ich bereits erwähnt, ein grosser Teil der Studierenden arbeitet nur noch mit Tablets, nicht mit Notebooks. Und elektronische Hand-Notizen nehmen in dem Zusammenhang stark zu. Das alles gilt sowohl für Studierende wie auch für Mitarbeitende.

Jedes Jahr beginnen Tausende neue Studenten an der UZH, gleich viele verlassen die Uni. Wie muss man sich das Onboarding vorstellen?
Inzwischen läuft dieses Onboarding weitgehend elektronisch und automatisiert. Die Studierenden können sich elektronisch immatrikulieren, sich für Semester einschreiben, Module buchen und so weiter. Allerdings ist das noch nicht sehr lange so, und es gibt auch heute noch zahlreiche Spezialfälle, die man nicht ­automatisieren kann – bei internationalen Studierenden etwa, wo abgeklärt werden muss, ob sie überhaupt hier studieren dürfen. Hier braucht es nach wie vor manuelle Prozesse.

Aber letztlich ist es schon so: Sie sind IT-Leiter über rund 26’000 Studierende und rund 9000 Forschende und Mitarbeiter?
Ja und Nein. Wie gesagt ist die UZH eine stark dezentrale Organisation, sowohl bezüglich Kultur als auch der Funktionsweise. In den 150 Instituten gibt es überall auch autarke IT-Verantwortliche – teils eine Person im Nebenamt, teils mehrere IT-Mitarbeitende. Das ist auch gut und richtig so, denn diese Mitarbeitenden sind näher an den teils sehr spezifischen Anforderungen der Institute. Nebst den rund 190 IT-Mitarbeitenden beziehungsweise 145 Vollzeitstellen, die für die zentrale IT tätig sind, gibt es nochmals rund 120 IT-Vollzeitstellen in den Instituten.

Wie ist Ihr zentrales Team zusammengesetzt?
Relativ klassisch. Es gibt ein Team, das sich um die Infrastruktur kümmert, je eines für die grossen Applikationsblöcke SAP und E-Learning und eines für die Benutzerdienste und weitere Applikationen. Aussergewöhnlich ist sicherlich das Team, das sich um Science-IT kümmert – ein Mix aus Beratung, Dienstleistung und Infrastruktur-Bereitstellung, alles so nah wie möglich an der Forschung. Über dieses Team, aktuell 17 Personen, bieten wir unter anderem Zugang zu Supercomputing am CSCS, betreiben eine grosse Science Cloud mit viel Compute Power, die die Forschenden nutzen können, und sind auch direkt in Forschungsprojekte involviert.

Was stellen Sie mit den zentralen Diensten alles bereit?
Die ganzen administrativen Anwendungen wie Personal, Finanzen und so weiter, aber auch die Lösungen im Bereich Studentenverwaltung mit allen Prozessen und E-Learning. Dann aber auch die Netzwerk- und Speicherinfrastruktur, Groupware-Lösungen, die Audio- und Video-Infrastruktur in Hörsälen, wo wir unter anderem auch Live-­Übertragungen in andere Hörsäle realisieren und Pod­casts bereitstellen. Diese werden intensiv genutzt mit rund 750’000 Downloads pro Jahr. Wichtig noch zu erwähnen: Wir geben den einzelnen Instituten sehr grosse Freiheiten bezüglich IT, was sicherlich der Leistung und der Qualität der Dienste für Studierende und Forschenden dient. Unser Ziel muss sein, dass die zentralen Dienste so gut sind, dass sie freiwillig genutzt werden.

Viele der Dinge, die Sie erwähnen, findet man in einem Unternehmen eher weniger – Supercomputing oder Live-Übertragungen zum Beispiel. Sind die Breite und das Aussergewöhnliche der Themen das, was Sie reizt?
Auf jeden Fall. Unsere Aufgabe ist super spannend, aufgrund der Breite der Themen, aber auch aufgrund der Menschen, die hier tätig sind. Die UZH zieht viele intelligente, sehr motivierte und engagierte Leute an – was auch für die Informatik gilt. Wir produzieren Bildung und Wissen, was unserer Aufgabe einen tiefen Sinn gibt und sehr motivierend ist. Und ich darf auch sagen, dass wir zwar mit knappen Mitteln agieren müssen, dass aber genau das spannend ist.

Wie knapp sind denn diese Mittel?
Wir arbeiten mit Steuergeldern, und diese sind im Sinne der Steuerzahler grundsätzlich knapp. Für uns bedeutet das aber, dass wir einen ziemlich grossen Rückstand haben, was Investitionen betrifft. Die UZH hat in den letzten Jahren wesentlich weniger in IT investiert als andere Unis. Benchmark-Vergleiche zeigen, dass wir rund 50 bis 75 Prozent mehr Mittel für die Informatik haben müssten, um im europäischen oder Schweizer Hochschuldurchschnitt zu sein. Und wenn ich zurück auf meine letzte Position in einer Bank schaue, hatte wir dort für vergleichbare Aufgaben fünf bis zehn Mal mehr Mittel zur Verfügung, und zwar ohne, dass dort mit der grossen Kelle angerührt wurde.

Warum diese knappen Mittel, und haben Sie Hoffnung, dass sich die Situation ändert?
Die UZH hat die vorhandenen Mittel in Vergangenheit mit Schwerpunkt für die Forschung und die Lehre eingesetzt, was sicher richtig und gut ist. Nun steigt das IT-Budget aber unvermeidlich, wobei man nicht vergessen darf: Die knappen Mittel zwingen uns auch, schlank zu bleiben, was nicht per se schlecht ist.

Sie haben vorhin erzählt, wie spannend Ihr Job für Sie und Ihre Mitarbeiter ist. Somit dürfte es für Sie auch einfach sein, Mitarbeiter zu finden?
Im Gegenteil, es ist auch für uns sehr schwierig, gute Mitarbeitende zu finden. Es gibt Stellen, welche zwei Jahre offen bleiben. Gute IT-Spezialisten sind immer schwer zu finden. Bei uns kommt erschwerend das Image der öffentlichen Hand hinzu. Punktuell mag das vielleicht sogar stimmen, aber es wird unterschätzt, welch spannende Aufgaben und Dynamik sich an einer Spitzen-Universität bieten.

Wo haben Sie denn besonders Mühe, Leute zu finden?
Im Bereich Forschungsinformatik, aber auch im Linux-Umfeld. Ebenfalls Mangel­ware sind Entwickler und gute Projektleiter.

Nun bieten Sie ja selbst jedes Jahr Hunderte Informatiker aus. Können Sie von denen nicht einen Teil für einen Job an der Uni begeistern?
Sehr schwierig, weil diese Absolventen enorm gefragt sind am Markt. Sie werden oft schon während dem Studium zu sehr guten Löhnen und Konditionen abgeworben. Informatikstudierende müssen kaum aktiv einen Job suchen, die werden gesucht.

Zum Institut für Informatik, von dem diese Studenten ja abgehen, würde mich noch interessieren, inwieweit dieses ein Sonderfall für die Uni-IT ist?
Jedes Institut ist ein Sonderfall, das Institut für Informatik ist dabei aber aus IT-Sicht ein Sonderfall vom Sonderfall, einfach schon darum, weil dort sehr viel IT-Know-how vorhanden ist. Darum werden viele Dinge selber gemacht, aber auch viel ausprobiert. Beispielsweise betreibt das Institut das Netzwerk selbst und vieles mehr. Nichtsdestotrotz sind wir mit den zentralen Diensten auch in diesem Institut präsent, wo es Sinn macht.

Können Sie das Institut auch für Ihre Zwecke einbinden?
Das kommt vor, beispielsweise, wenn wir eine externe Betrachtung eines Projekts vornehmen lassen wollen oder wenn wir ganz grundsätzlich eine unabhängige Meinung suchen. Jüngst liessen wie beispielsweise ein Code Review des gesamten E-Learning-Systems machen, und die Feedbacks, die wir erhalten haben, waren sehr wertvoll. Wir haben mit dem Institut quasi einen wohlwollenden Kritiker im Haus, was sicher ein Privileg ist.

Ein Thema, das ich noch ansprechen möchte, ist das Thema Sicherheit. Wie wichtig ist IT-Security für die UZH?
Sicherheit ist überall dort sehr wichtig, wo es um Studenten- und Mitarbeiter­daten geht. In der Forschung hingegen ist die Situation sehr unterschiedlich. Viele Forschende sagen, dass ihre Arbeit am Ende ja ohnehin publiziert wird, also hat Sicherheit für manche eine geringere Bedeutung. Ist hingegen der Forschungsgegenstand heikel – etwa bei Medizin­daten – ist der Sicherheitsanspruch wieder sehr hoch. Eine grosse Herausforderung ist der Umstand, dass es in unserem Netz eine sehr grosse Zone gibt, die grundsätzlich offen ist für die 26’000 Studenten und ganz viele Gäste. Für diese Zone müssen wir akzeptieren, dass es keine volle Kontrolle gibt. In dem Zusammenhang herausfordernd ist zudem, dass wir uns nicht nur nach aussen schützen, sondern auch Attacken aus unserem Netz heraus verhindern müssen – auch das gab es schon. Sicher ist, dass es einen grösseren Investitionsschub bezüglich Security geben wird, um unser Netz sicherer zu machen und Elemente wie Zwei-Faktor-Authentifizierung einzuführen. Und mittelfristig fürchte ich, werden wir die Freiheit der Studierenden ein wenig eingrenzen und beispielsweise sicherstellen müssen, dass auch auf BYOD-Geräten eine Antivirenlösung läuft.

Können Sie zum Abschluss noch etwas zu Projekten erzählen, die aktuell laufen und Ihnen am Herzen liegen?
Es laufen aktuell rund 100 Projekte. Am Herzen liegen mir dabei die Projekte, die sich der Nutzerfreundlichkeit widmen. Beispielsweise sind wird daran, den ganzen Webauftritt der Uni zu überarbeiten und die Site zu entschlacken. Dann wollen wir ein Portal für die Studierenden schaffen, damit sie an einem Ort ihre Informationen, ihre Prozesse und den Einstieg in die verschiedenen Applikationen finden. Das Thema Netzwerk, WLAN-Abdeckung und Sicherheit ist ebenfalls wichtig, hier gibt es einigen Nachholbedarf, dem wir uns nun widmen. Dann gibt es mehrere administrative Bereiche, bei denen ich glaube, dass wir eine Verschlankung im Sinne der Nutzer – mehr Automatisierung und elektronische Prozesse, weniger Papier – erreichen können. Und für die Zukunft, wenn die Ressourcen da sind, sollen mehr Nutzer von modernen Managed Clients auf Windows- oder Apple-­Basis inklusive Support profitieren können. Das gibt es heute erst im Ansatz, hier gibt es noch einiges zu tun.


Thomas Sutter

Thomas Sutter hat an der Universität Zürich (UZH), seinem heutigen Arbeitgeber, Wirtschaftsinformatik studiert und war bereits während des Studiums in einem kleinen Unternehmen als Software-Entwickler tätig. Nach der Uni startete der heute 50-Jährige seine Karriere bei IBM im Netzwerk-Bereich und wechselte dann in die IT-Management-Beratung, wo er es bei KPMG bis zum Partner brachte. Danach folgte ein sechsjähriges Engagement bei der Zürcher Kantonalbank als Leiter Prozess- und Programm-Office und Direktionsmitglied, bevor er 2014 als CIO an die UZH kam. Seit einem Jahr ist er zudem Teil des Ausschusses des Switch-Stiftungsrats.

Die Universität Zürich

Die Universität Zürich (UZH) ist die grösste der zwölf Schweizer Universitäten und zählt gut 26'000 Studierende, rund 9000 Mitarbeiter und Forschende und etwa 150 Institute. Sie gehört zu den 100 besten Unis weltweit.

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