SaaS von der Pfadi

von Matthias Wintsch

Usystems ist bezüglich der Entstehungsgeschichte kein klassisches Start-up, wie sie heute fleissig aus dem Boden spriessen. Bei der vierköpfigen Web­entwickler-Firma gab es in der Firmengeschichte nie externe Finanzspritzen, daher kommt die fast obligatorische Frage nach dem Break-Even im Interview etwa nicht einmal zur Sprache. Das Unternehmen entstand organisch, aus einem Freizeitprojekt heraus, welches so guten Anklang fand, dass eine Gruppe langjähriger Freunde aus der Pfadi sich dazu entschied, gemeinsam Geschäfte zu machen.

Die vier Pfadfinder kennen sich seit etwa 20 Jahren und ihr wichtigstes Produkt, die webbasierte Vereinsverwaltung-Software Webling, wurde vor mehr als zehn Jahren ins Leben gerufen. Damals, erinnert sich Demian Holderegger, Webentwickler und Mitgründer von Usystems, wurden Themen wie Mitgliederverwaltung und Buchhaltung eher noch umständlich geregelt: "Unsere Pfadi hatte ein altes System für die Adressverwaltung, das sehr umständlich war. Man gab sich damals Disketten hin und her, des Öfteren gab es Softwareupdates und wenn die Versionen sich unterschieden, hat es nicht mehr funktioniert." Die Pfadfinder im Grossraum Winterthur waren damals gegen 2500 an der Zahl, ein beachtlicher Aufwand, wenn das System nicht mitspielt. "Das war der Anfang des Internet-Zeitalters", rekapituliert Holderegger, "Da kam bei uns die Idee auf, eine Web-basierte Lösung zu entwickeln. Zum einen, weil es für uns damals spannend war, zum zweiten, weil wir damit dem Verein helfen konnten." Das Resultat kam bei der Pfadi-Administration gut an und war in der Folge einige Jahre im Einsatz. "Wir entwickelten in dieser Zeit nebenher weiter, natürlich alles in unserer Freizeit und an Wochenenden. Wir waren damals ja auch noch alle in der Schule oder im Studium."


Die Nachfrage steigt

Plötzlich erreichten Anfragen befreundeter Pfadfinder aus anderen Kantonen die angehenden Informatiker und auch andere Vereine zeigten sich bald interessiert an der Nutzung der SaaS-Lösung. "Wir merkten, dass da Bedarf existiert und entschlossen uns, das System neu zu konzipieren, damit es nicht nur für Pfadis, sondern auch für andere Vereine spannend ist." Das ist heute etwas mehr als zehn Jahre her, 2008 wurde Webling dann offiziell als Web-Vereinsverwaltungssoftware mit vollem Pricing-Modell lanciert. Die Truppe war finanziell nie abhängig vom Geschäft mit Webling, war die einzige relevante Investition neben dem täglichen Beruf doch lediglich eigene Arbeitszeit. Mit dem Wachstum des Kundenstamms entschied man sich, im Keller der Wohngemeinschaft Holdereggers ein eigenes Büro einzurichten, in welchem an einem Tag pro Woche an Webling gearbeitet wurde. "Wir waren richtige Kellerkinder", amüsiert er sich heute. Das Team entwickelte die Lösung stetig weiter, der Kundenstamm wuchs an und damit flossen finanzielle Mittel ins Haus. Die Entwickler konnten weiter die Arbeitspensen reduzieren, bis schliesslich alle vier Vollzeit in der eigenen Firma arbeiteten. Die Gründung der GmbH und die Miete eines eigenen Büros im Winterthurer Technopark in diesen Jahren runden, eher als Formsache, die Entstehungsgeschichte schliesslich ab. "Wir haben natürlich viel Zeit investiert", schliesst Holderegger, und als genauso "natürlich" bezeichnet er eben auch die Tatsache, dass niemals fremdes Geld in die Firma floss.


Mehr Zeit für den Vereinsvorstand

"Wir haben die Preise nie angepasst", kommentiert Holderegger die Preisentwicklung der Lösung. "Der Gedanke war, dass man pro Mitglied etwa einen Franken pro Jahr bezahlen sollte. Das funktioniert auch heute noch gut." Webling-Abos mit voller Funktionalität sind für 100 bis 20’000 Mitglieder ab 9.90 Franken pro Monat erhältlich, zur reinen Mitgliederverwaltung kann das Tool kostenlos genutzt werden. Heute nutzen etwa 1700 Vereine in der Schweiz, Deutschland und Österreich die kostenpflichtige Version der Lösung, um die Vereinsgeschäfte zu verwalten.

Hinzugekommen ist über die Jahre vor allem eines: Features. Für das gleiche Geld wie damals haben Webling-Benutzer heute Zugriff auf deutlich mehr Funktionen. Neben der ursprünglichen Mitgliederverwaltung gibt es ein umfängliches Buchhaltungstool, unter anderem mit automatisiertem Rechnungsexport oder die Integration von Zahlungsmitteln wie Lastschriftverfahren, Twint, Postfinance oder Kreditkarte. Für die Kommunikation stehen Funktionen für das Versenden von Mails, SMS oder Briefen zur Verfügung und es gibt Cloudspeicher für eine Dokumentenablage. Das komplette System ist rollenbasiert und kann nach einzelnen Berechtigungen für Funktionen und Zugänge justiert werden. Dank Mobile-Optimierung kann Webling auch unterwegs genutzt werden und bietet für Android- oder iOS-Smartphones zusätzlich eine Adressbuch-Synchronisation. Den Abschluss des Webling-Pakets macht der persönliche Support zu Schweizer Bürozeiten.

Die Kundschaft kommt zu 50 Prozent aus der Schweiz, den Rest machen Deutschland und Österreich aus. "Wir konnten mit der Werbung recht gut steuern, von wo neue Kundschaft kommen würde." Anfangs wurde nur in der Schweiz geworben, aber vor allem Deutschland sei ebenfalls ein grosser Markt mit vielen Vereinen, so Holderegger. Das Business ausserhalb der Landesgrenzen hätte aber seine Tücken, erklärt er: "Jeder Markt hat seine Eigenheiten, wie die Dinge funktionieren. Während in der Schweiz beispielsweise der Einzahlungsschein mit Referenznummer geläufig ist, werden in Deutschland solche Beträge fast ausschliesslich per Lastschriftverfahren bezahlt. Man muss die Eigenheiten kennen lernen, entsprechende Anpassungen machen und merken, was im entsprechenden Markt wichtig ist. Desswegen gibt es auch noch keine englische Version: Man müsste nicht nur übersetzen, sondern auch die Bedürfnisse des Marktes bedienen, der Aufwand ist beachtlich." Eine Hürde aus jüngster Zeit war auch für Webling die Einführung der EU-DSGVO. Da Personendatensätze gespeichert und Kunden in der EU gepflegt werden, müssen die Auflagen der Verordnung erfüllt sein. Mit zwei primären Massnahmen kommt Usystems diesen nach: Zum einen läuft aktuell der Prozess für eine ISO-Zertifizierung für den Datenschutz, zum anderen schliesst man mit EU-Kunden einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ab. Anträge zur Herausgabe von Daten, etwa zur Portierung oder Löschung, würden indes manuell bearbeitet, solange die Zahl überschaubar bleibe, so Holderegger. Gehostet wird die Lösung bei einem etablierten Schweizer Anbieter, um die Datensicherheit zu gewährleisten.


Gemeinsam ist es einfacher

Neben den vier Gründern übernimmt heute eine zusätzliche Teilzeitstelle stellenweise den Support und führt Schulungen für Neukunden durch. Die fortlaufende Weiterentwicklung und Anpassung der SaaS-Lösung organisiert Usystems agil, man pflegt ein analoges Scrum-Board mit Post-It-Zetteln am Whiteboard. Um auch dezentrales Arbeiten zu ermöglichen, evaluiert das Team aktuell jedoch eine digitale Lösung. In den zweiwöchigen Sprints werden auch unbeliebtere Aufgaben gemeinsam erledigt, beispielsweise werden am kollektiven "Admin-Tag" Backoffice-Aufgaben zusammen abgewickelt. Holderegger: "Keiner hat Lust das als Vollzeitstelle zu machen. Wenn wir das alle zwei Wochen gemeinsam einen Tag lang erledigen, ist es nicht so schlimm." Die Organisation erfolgt auch nach zehn Jahren noch freundschaftlich und solidarisch, wie es bei Pfadfindern eben läuft.

Neben Webling engagiert sich Usystems auch in der Community: Mit den seit drei Jahren stattfindenden Winti Webdev-Talks, bei denen auch immer neue Interessenten willkommen sind, wie Holderegger zu Protokoll gibt, sucht man den Austausch mit anderen Web-Entwicklern. "Im Viererteam hat man sich an irgendeinem Punkt auch mal alle Inputs gegeben. Neue Inputs kommen nicht von ungefähr – der Austausch mit anderen ist unsere Variante, um das zu erreichen."

Die Inputs scheinen Früchte zu tragen, denn aktuell diversifiziert Usystems das Produktportfolio mit dem Launch eines neuen Tools: Seit diesem Jahr ist Hauskalender.com, ein SaaS-Angebot für die Verwaltung von Lagerhäusern, verfügbar. Die Firma verfolgt dabei das bewährte Entwicklungsmodell von Webling: Das ursprüngliche einfache Tool ist organisch so lange an den Bedürfnissen der Benutzer gewachsen, bis es markttauglich verfügbar gemacht werden konnte.

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