Kostentransparenz dank Umstieg auf MPS

von Marcel Wüthrich

4. September 2011 - Lipo Einrichtungsmärkte hat im vergangenen November seinen heterogenen Druckerpark durch 110 neue Drucker ersetzt und baut jetzt auf Managed Print Services.

So wie sich die Printer-Situation bis im November letzten Jahres bei Lipo präsentierte, so dürfte es auch heute noch in vielen Schweizer Unternehmen aussehen: «Wir hatten eine ziemlich heterogene Druckerlandschaft. Bei Bedarf wurden neue Drucker hinzugekauft, und dabei hat man sich nicht auf ein Modell festgelegt, sondern geschaut, was preis-/leistungsmässig gerade aktuell war. So hatten wir Printer von HP im Einsatz, von Oki, von Kyocera – viele davon Consumer-Produkte. Irgendwann sind wir an den Punkt gekommen, wo sich das Ganze nicht mehr managen liess, zum einen aufgrund der unterschiedlichen Druckertreiber, zum anderen wegen des Unterhalts der Geräte», berichtet Carsten Pebler, IT-Leiter beim Schweizer Einrichtungsmarkt. Pebler betreibt mit seinem relativ kleinen IT-Team die Informatik für den Hauptsitz von Lipo Einrichtungsmärkte in Rei­nach sowie für 13 Filialen. Alles in allem mussten 110 Drucker verschiedener Hersteller unterhalten werden. Nebst dem Aufwand für den Unterhalt waren die Kosten ein Thema. Eine Managed-Print-Services-Lösung (MPS) versprach, diese zu senken. «Wir haben die Situation durchgerechnet und schnell gemerkt, dass wir Kosten einsparen könnten, auch wenn dies schwierig in einem Geldbetrag auszu­drücken ist», erklärt Pebler. Bei der Kalkulation sei man davon ausgegangen, dass die Kosten mit MPS um rund 20 Prozent gesenkt werden können.


Transparente Kosten

Budgetsicherheit sei dabei aber nicht im Vordergrund gestanden, vielmehr habe der Wechsel auf Managed Print Services zu Tage gebracht, was der Druckerpark bei Lipo überhaupt koste. «Zuvor waren diese Kosten gar nicht greifbar, zudem hat der Wechsel im Unternehmen auch das Bewusstsein dafür geschärft, ob denn wirklich jede Seite unbedingt ausgedruckt werden muss. Heute wissen wir, was uns jede gedruckte Seite kostet», erläutert Pebler. Zum Vorgehen beim Wechsel auf MPS erklärt Pebler, dass man auf eine Ausschreibung des Auftrags verzichtet hat. Dies aus mehreren Gründen: «Zum einen hat uns die Firma Bechtle, mit der wir im Bereich des Server-Betriebs zusammenarbeiten, geraten, es mit dem Hersteller Oki zu versuchen. Zudem hatten wir selbst mit Oki schon früher gute Erfahrungen gemacht. Und nicht zuletzt unterstützt unser verhältnismässig altes Warenwirtschaftssystem nicht viele Druckerhersteller, Oki aber schon.» So habe man sich mit dem Projektverantwortlichen von Oki zusammengesetzt, und hier habe die Chemie sofort gestimmt – sowohl auf persönlicher Ebene wie auch bei den Leistungen. «Wir haben ein rundes Paket offeriert bekommen, das für uns gepasst hat», erklärt Pebler. Ausserdem sei es in der Lipo-IT häufig so, dass Projekte ohne grosse Ausschreibung über die Bühne gehen. Bei anderen grösseren Projekten hole man teilweise Gegenofferten ein, doch im Falle Managed Print Services habe man sich stark auf den Tipp von Bechtle sowie das gute Gefühl im Zusammenhang mit Oki verlassen.


Gleich viele Geräte trotz MPS

Ersetzt wurden alle 110 Geräte – auch die Oki-Drucker, die man bereits im Einsatz hatte. Alle Geräte wurden Lipo von Oki für einen symbolischen Betrag abgekauft. Die Zahl der Geräte wurde beim Wechsel auf MPS nicht reduziert. Pebler erklärt: «Wir hatten die Zahl der Geräte bereits im Vorfeld des Wechsels auf MPS optimiert beziehungsweise reduziert. Pro Grossraumbüro gibt es schon länger nur einen Drucker, zudem finden sich vereinzelte Geräte an bestimmten Punkten in den Fluren.» Die Zahl der Geräte in den Verkaufsflächen zu senken sei derweil schwierig. Dort gibt es die Verkaufserfassungsstationen, wo die Kaufverträge erfasst und gedruckt werden. Hier die Zahl der Geräte zu reduzieren, hätte keinen Sinn gemacht, weil der Verkäufer dann mit dem Kunden zu einer zentralen Stelle hätte laufen müssen, wo der Drucker dann gestanden hätte. Inzwischen ist es sogar so, dass im Rahmen von Lipos Expansionsstrategie aktuell 20 weitere Printer angeschafft werden. Um die Einführung der neuen Geräte hat sich das Team von Pebler dann selber gekümmert: «Die Umstellungsphase war für uns ein erheblicher Aufwand. In einem nächsten Projekt würden wir das vermutlich anders machen und die Geräte durch eine externe Firma in Betrieb nehmen lassen.»


Oki übernimmt auch Support

Oki kümmert sich heute um den Support der Geräte. Bei Problemen vor Ort wenden sich die Mitarbeiter nicht mehr an die IT-Abteilung von Lipo, sondern direkt an Oki beziehungsweise an deren Partner Koma Services. Für den Betrieb der Geräte sind die Filialen selbst verantwortlich – sprich sie können Toner über eine Oki-Website selber bestellen. In diesem Zusammenhang spricht Pebler ein Lob an Oki aus. «Erst kürzlich ist ein Fehler passiert, weil ein Toner nicht bei Oki, sondern anderweitig bestellt wurde. Oki hat sich hier aber sehr kulant gezeigt und die Kosten für diesen Toner übernommen. Dies als Beispiel, dass die Kommunikation mit Oki und das Verhältnis zwischen Oki und Lipo sehr gut ist», erzählt Carsten Pebler.


Situation frühzeitig prüfen

Nichtsdestotrotz sieht Pebler auch noch Verbesserungspotential in der Partnerschaft beziehungsweise den Oki-Services. Bis anhin sei es nicht möglich, dass die Zählerstände automatisch übermittelt werden, stattdessen müsse dies noch manuell getan werden. «Doch wir sind zusammen mit Oki daran, bei uns eine Software zu implementieren, damit die Zählerstände automatisch ausgelesen werden können und diese dann zur Abrechnung an Oki geschickt werden.»
Angst vor der Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller hat Pebler derweil nicht. Man habe einen Vertrag, der den Betrieb für die nächsten Jahre regle. Nach Ablauf des Leasing-Vertrags gehen die Geräte zudem in den Besitz von Lipo über, so dass Oki nicht irgendwann kommen und die Geräte wegräumen kann. «Ausserdem können wir nach Ablauf des Vertrags über die Bücher gehen und entscheiden, ob wir den Vertrag mit Oki verlängern oder uns nach einem neuen Partner umsehen
wollen.»

Obwohl man zufrieden ist mit Oki, werde man die Situation sicher prüfen, und zwar nicht erst, wenn der jetzige Vertrag ausläuft. «Ich habe jetzt gesehen, wie lange es vom ersten Kontakt bis zur Umsetzung des MPS-Projekts dauert. Wir werden uns also sicher frühzeitig an die Neuevaluation machen. Dabei geht es nicht nur um Oki als Partner sondern auch darum, ob die jetzige Hardware wieder abgelöst wird», erklärt Pebler. Denn die Hardware beziehungsweise die Geschwindigkeit, mit der ausgedruckt wird, ist durchaus auch ein Faktor für Lipo. Mit den alten Geräten hätten die Mitarbeiter auf den Verkaufsflächen gut und gerne 30 Sekunden warten müssen, bis ein Auftrag gedruckt wurde. Deshalb habe man bei der Hardware-Wahl auf die Geschwindigkeit geachtet. Zu den Ratschlägen, die Pebler Unternehmen auf den Weg geben kann, die ebenfalls die MPS-Umstellung planen, gehört der, dass man sich bewusst machen soll, was die alte Druckumgebung kostet. «Hier spielen mehrere Faktoren hinein, angefangen bei den Anschaffungskosten, über die Betriebskosten für Toner etc., den Aufwand für die IT-Abteilung, die Laufzeiten der Drucker und vieles mehr. Diese Kosten muss man einem MPS-Projekt gegenüberstellen, um so den Nutzen von Managed Print Services auch abschätzen zu können.» Und wie erwähnt würde er den eigentlichen Austausch der Geräte auch durch eine externe Firma machen lassen, gerade bei einem kleinen IT-Team und einer grossen Anzahl Printer.

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