Online-Tools gibt es viele – für jedes Bedürfnis eins. Zwar vereinfacht dies viele Aspekte des modernen Lebens, ganz unproblematisch ist es aber auch nicht. Die Fragmentierung ist gross, und es ist nicht immer einfach, die gewonnenen Daten von einem Tool ins nächste zu schieben. Im Bereich Eventmanagement nimmt sich das Herisauer Start-up 4else dieser Zersplitterung an. Relevante Aufgaben wie Terminfindung, Umfragen und Teilnehmermanagement werden aus einer Hand angeboten. Damit tritt das Unternehmen ungewollt, aber gekonnt in Konkurrenz zu einer der wirklichen Erfolgsgeschichten der Schweizer Start-up-Szene: Doodle.
«Ursprünglich wollten wir ein Werkzeug schaffen, um Eventteilnehmer zu managen», so Beatrice Hohl, Mitgründerin von 4else. Das war 2012. Trotz positiven Feedbacks wurde schnell klar, dass Umfragen und Teilnehmermanagement ohne Terminfindung nicht ausreichten. «Die Nutzer mussten früher oder später auf Doodle ausweichen», so Hohl weiter. Kurzentschlossen ergänzte man die entsprechende Funktionalität. Oder anders formuliert: man avancierte zu einer Art Doodle Plus. Die neue Plattform ist seit August 2012 live. Monatlich rufen rund 1000 Nutzer 4else auf, um einen Anlass zu erfassen oder um an einer Anlass-Umfrage teilzunehmen. Die meisten Funktionen stehen gratis zur Verfügung. Der volle Funktionsumfang ist kostenpflichtig und richtet sich an Vielnutzer wie Kursanbieter und Firmen.
Einsatzszenarien
Mittels 4else lassen sich im Unternehmen Meetings organisieren und/oder Umfragen durchführen. So kann man nicht nur einen gemeinsamen Termin finden, sondern gleich Aufgaben verteilen und Feedback zur Agenda einholen. Die Antworten werden übersichtlich dargestellt und lassen sich exportieren. Ein anderer Anwendungsbereich besteht in der Organisation von Kursen und Seminaren.
Die Umfragefunktion verfügt ausserdem über einige Zusatzfunktionalitäten, um professionellen Organisatoren das Leben zu vereinfachen. So gibt es eine kleine Datenbank mit vorgefertigten Fragesets. Damit werden Standardfragen einfach per Klick eingefügt. Gleichzeitig gibt es die Möglichkeit, eigene Templates anlegen zu lassen. Ebenfalls anpassbar ist die Optik, die in vielen Teilen der Applikation an die eigene Corporate Identity angepasst werden kann.
4else eignet sich aber auch für den Privatgebrauch. Zum Beispiel für Treffen mit Freunden, die einander lange nicht gesehen haben. In einem ersten Schritt checkt man das allgemeine Interesse und legt in der nächsten Runde Aktivitäten sowie Termine fest und klärt gleichzeitig Detailfragen wie zum Beispiel spezielle Verpflegungswünsche.
Kontaktmanagement
Für das Kontaktmanagement kann man E-Mail-Adressen importieren oder die von 4else zu jedem Anlass generierte, einmalige Webadresse mit dem eigenen Mailprogramm oder CRM versenden. Zusätzlich gibt es Schnittstellen zu Twitter und Facebook. Zu guter Letzt lässt sich die Einladungsadresse als QR-Code auf Flyer drucken. In naher Zukunft soll das Generieren von Flyern direkt aus der Applikation möglich sein.
Ebenfalls angedacht ist die Integration einmal erstellter Events in die eigene Website. Ab Oktober 2014 lassen sich dann Anlässe direkt aus 4else heraus ohne Umschweife auf der eigenen Homepage publizieren.
Zurzeit stehen die Anlässe nur als eigene Website im Netz. Je nach Wunsch kann der Veranstalter festlegen, welche Elemente für Dritte sichtbar sind. Das beginnt mit der Teilnehmerliste selbst und erstreckt sich auf Detailinformationen zu Personen und Event.
Die Swiss-made-Lösung wird in der Schweiz gehostet, und alle persönlichen Daten wie E-Mailadressen und Kontaktadressen werden verschlüsselt.
