Auswahlkriterien für Groupware-Server

Es gibt zahlreiche E-Mail- und Groupware-Server auf dem Markt. Doch welche Kritierien muss ein Unternehmen bei der Anschaffung berücksichtigen?

16. September 2009

Das Spektrum der Angebote auf dem Markt der E-Mail- und Groupware-Server reicht von kostenlosen Open-Source-Lösungen bis hin zu kommerziellen Produkten, bei denen die Anschaffungskosten schnell im fünf- bis sechsstelligen Frankenbereich liegen. Wer bei der Produktauswahl ein paar wichtige Punkte beachtet, kann sowohl bei den Anschaffungs- als auch später bei den Betriebskosten bares Geld sparen.

Funktionsumfang definieren
Vor der Anschaffung einer neuen Groupware-Lösung sollte ein Unternehmen zunächst festlegen, welche Kommunikationsprozesse es optimieren möchte und welche Funktionen eines Groupware-Servers dafür notwendig sind.

Gewohnten Groupware-Client behalten

Die Einführung neuer Software steht und fällt in der Praxis mit der Akzeptanz durch die Anwender. Daher sollten IT-Verantwortliche nach Möglichkeit darauf achten, dass die Mitarbeiter ihren vertrauten Groupware-Client wie Outlook, Entourage oder Lightning weiter benutzen können. Dies setzt voraus, dass der Groupware-Server die entsprechenden Protokolle wie MAPI, IMAP oder POP3 unterstützt.

Betriebssystem bedenken

Setzt ein Unternehmen im Serverumfeld auf Windows, muss dies nicht auch für den Groupware-Server automatisch das richtige Betriebssystem sein. Denn da E-Mail fester Bestandteil einer Groupware-Umgebung ist, muss der Server in den meisten Fällen direkt aus dem Internet erreichbar sein. Je sicherer also hier das Betriebssystem des Groupware-Servers ist, desto besser. Ideal ist es, wenn der Groupware-Server für mehrere Plattformen verfügbar ist und so einen möglichen Plattformwechsel problemlos zu einem späteren Zeitpunkt erlaubt.

Mobile Mitarbeiter einbinden

Das Smartphone ist für viele Aussendienstmitarbeiter heute die Lebensader zum Unternehmen. Um das volle Potential dieser Geräte nutzen zu können, sollte der Groupware-Server auch hier alle dazu notwendigen Protokolle unterstützen. Für Smartphones mit Windows Mobile sowie für das iPhone ist dieses etwa Microsoft ActiveSync. Zusätzlich ist eine Remote-Wipe-Funktion von Vorteil, damit der Administrator bei Diebstahl oder Verlust eines Geräts die dort gespeicherten Daten per Fernbefehl löschen kann.

Hardwarekosten senken

Kosten für Hardware tragen sowohl bei der Anschaffung als auch beim Betrieb zur TCO bei. Um hier Kosten zu senken, setzen viele Unternehmen auf die Virtualisierung ihrer Serverumgebung. Im Idealfall ist der Groupware-Server neben einer eigenständigen Softwarelösung auch als eine virtuelle Appliance erhältlich, die sofort auf einem Hypervisor (VMM) lauffähig ist. Für kleinere Unternehmen ist zudem von Vorteil, wenn der Groupware-Server auch unter einem kostengünstigen Client-Betriebssystem laufen kann.

Unternehmensnetz schützen

Da E-Mail immer häufiger ein Einfalltor für Viren, Spyware und Trojaner darstellt, sollte ein Groupware-Server mindestens über einen, besser aber zwei Antiviren-Engines verfügen. Diese sollten zudem eingehende E-Mails prüfen, bevor sie im Postfach des Empfängers landen. Mit Features wie der Verzögerung der SMTP-Begrüssung oder SPF-Verifizierung (Sender Policy Framework) lässt sich hingegen die Menge der eingehenden Spam-Nachrichten minimieren. Je mehr effektive Anti-Spam-Funktionen ein Groupware-Server unterstützt, desto geringer ist das Risiko für die Benutzer und damit letztlich auch für das Unternehmen, Daten und Reputation zu verlieren.

Daten sichern

Viele Groupware-Lösungen bringen heute immer noch keine integrierten Funktionen zur Archivierung, Sicherung und Wiederherstellung von E-Mail, Kalender und Aufgaben-Daten mit. Um hier spätere zusätzliche Anschaffungskosten zu sparen, sollte mindestens eine gute Backup- und Restore-Funktion zum Standardumfang gehören. Das gilt insbesondere für Unternehmen die aufgrund von Compliance-Auflagen wie Solvency II oder dem Sarbanes-Oxley Act ein- und ausgehende E-Mails archivieren müssen.

Gesamtkosten vergleichen

Eine kostenlose Lösung muss nicht zwangsweise die günstigste sein. Denn zur Total Cost of Ownership einer Groupware gehören neben den Initialkosten für Hard- und Software auch Schulungskosten für die Systembetreuer und im schlimmsten Fall für die Endanwender. Eine Open-Source-Lösung kommt dabei langfristig häufig sogar teurer als ein kommerzielles Produkt. Wenn der einzige Mitarbeiter, der die Untiefen der Linux-Installation des Groupware-Servers durchblickt, das Unternehmen verlässt, kann es sehr schnell sehr teuer werden. Eine gute Mischung aus Funktionsvielfalt, Usability bei Installation, Administration und Nutzung sowie angemessenen Hard- und Softwareanforderungen zu einem vertretbaren Preis könnte sich für viele Unternehmen als goldene Mitte erweisen.